Tapahtumapaikkakumppanuus valofestivaaleille ja puistovaloesityksille
Jos ylläpidät puistoa, maisema-aluetta, maatilaa, eläintarhaa, lomakeskusta tai muuta ulkoilmatapahtumaa, voimme tutkia tulonjakokumppanuutta kausiluonteisen valofestivaalin, teemallisen valoshow’n tai yöaikaisen puistovaloesityksen järjestämiseksi.
Tarjoamme tapahtuman suunnittelun, tuotannon, asennuksen ja visuaalisen toteutuksen. Tapahtumapaikka vastaa tiloista, paikallisesta koordinoinnista ja operatiivisesta tuesta sovitun yhteistyömallin mukaisesti.
Tämä kumppanuusmalli sopii tapahtumapaikoille, jotka haluavat aktivoida yöliikennettä, luoda vahvemman kausiluonteisen vetonaulan ja kehittää uusia lipunmyyntikokemuksia käytännöllisemmällä ja joustavammalla lähestymistavalla.
Jos haluat ymmärtää laajemmin tämän tyyppisen yönähtävyyden taustalla olevan projektin työnkulun, markkinasuunnittelun ja operatiivisen valmistelun, tutustu myösValoshow'n suunnittelusivu.
Tarkemman selvityksen siitä, miten 50/50-tulojenjakojärjestelmä voi toimia käytännössä, saat lukemalla Light Show Partnership -artikkelimme:50/50-tulonjakomalli puistoille ja eläintarhoille.
Miten kumppanuusmalli toimii
Miten tulonjakokumppanuusmalli toimii
Tapahtumapaikkakumppanuus on suunniteltu puistoille, luonnonkauniille alueille, maatiloille, eläintarhoille, lomakohteille, kasvitieteellisille puutarhoille, kaupallisille alueille ja ulkoilmapaikoille, joilla on vahva kävijäpotentiaali, mutta jotka haluavat joustavamman tavan kehittää valofestivaalia tai puiston valoshow-projektia.
Tässä mallissa tapahtumapaikka tarjoaa yleensä itse paikan, paikalliset toimintaresurssit, kävijähallinnan, lipunmyynnin tuen ja paikallisen mainonnan. HOYECHI tukee projektia valoshow-suunnittelulla, räätälöidyllä suunnittelulla, tuotannolla, modulaarisilla rakenteilla, asennusohjauksella ja projektin toteutuksen tuella.
Lopullinen yhteistyörakenne riippuu tapahtumapaikan olosuhteista, projektin laajuudesta, odotetusta kävijävirrasta, lipunmyyntipotentiaalista, markkinointituesta, paikallisista toimintakyvyistä ja investointijärjestelyistä. Kelpoisten tapahtumapaikkojen osalta HOYECHI voi keskustella joustavista yhteistyövaihtoehdoista, mukaan lukien tulojen jakamiseen perustuva kumppanuus.
Kenelle tämä kumppanuus on tarkoitettu
Tämä kumppanuusmalli ei sovi kaikille tapahtumapaikoille. Se on suunniteltu pääasiassa ulkoilmapaikoille, joilla on jo kävijäpotentiaalia, paikallisia markkinakysyntää ja kykyä ylläpitää kausiluonteista tai pitkäaikaista yöelämän vetonaulaa.
- Puistot, jotka haluavat luoda lipunmyyntiin perustuvia yötapahtumia tai kausittaisia valofestivaaleja
- Eläintarhat ja kasvitieteelliset puutarhat, jotka haluavat houkutella perheitä pimeän tultua
- Maatilat ja maaseutumatkailukohteet, jotka haluavat rakentaa loma-ajan yöelämän kohteita
- Maisema-alueet ja lomakohteet, jotka haluavat pidentää aukioloaikojaan ja lisätä matkailuarvoa
- Kauppakeskukset, ostoskadut ja matkailualueet, jotka haluavat lisätä iltakävijäliikennettä
- Ulkotilat, joissa on riittävästi tilaa, vierailijoiden pääsy, pysäköintitilaa, paikallista markkinointia ja toiminnan tukemista
Jos tapahtumapaikallasi on vahva paikallinen kävijäpotentiaali, selkeä tapahtumakausi ja kyky tukea lipunmyyntiä, markkinointia, turvallisuutta ja kävijäpalveluita, valofestivaalikumppanuus voi olla käytännöllinen tapa kehittää uusia yömatkailutuloja.
Kunkin osapuolen vastuut
Onnistunut valofestivaalikumppanuus edellyttää selkeää vastuualuetta alusta alkaen. Seuraava taulukko näyttää tyypillisen työnjaon tapahtumapaikan ja HOYECHIn välillä. Lopullista järjestelyä voidaan mukauttaa projektin mittakaavan ja yhteistyösopimuksen mukaan.
| Projektialue | Paikka Side | HOYECHI-puoli |
|---|---|---|
| Paikka ja sivusto | Tarjoaa paikan, vierailijoiden pääsyn, perusolosuhteet ja paikalliset luvat | Arvioi asettelun, reitin, asennusolosuhteet ja esittelymahdollisuudet |
| Teema ja muotoilu | Tarjoaa paikallista kulttuuria, kohdeyleisöä, tapahtuman tavoitteita ja teemoja | Luo valofestivaalin konseptin, reittisuunnitelman, teemamaisemat ja visuaalisen suunnittelun |
| Tuotanto | Vahvistaa projektisuunnitelman, aikataulun ja yhteistyöehdot | Tuottaa räätälöityjä lyhtynäytöksiä, valoinstallaatioita, rakenteita ja projektimateriaaleja |
| Asennus | Tarjoaa paikallista työvoimaa, laitteiden saatavuutta, sähkötukea ja työmaan koordinointia tarvittaessa | Tarjoaa asennusohjausta, teknisiä ohjeita ja tukea paikan päällä sopiviin projekteihin |
| Markkinointi | Johtaa paikallista mainontaa, mediatyötä, lipunmyyntiä ja vierailijaviestintää | Tukee projektin visuaalisia esityksiä, esittelysisältöä ja valoshow-materiaaleja mainostamiseen |
| Käyttö | Hoitaa lipunmyynnin, turvallisuuden, vierailijapalvelun, siivouksen, paikallisen henkilökunnan ja päivittäisen toiminnan | Tukee näyttöjen ylläpito-ohjeistusta ja teknistä koordinointia tapahtuman aikana |
| Tulot | Jakaa tapahtumatulot sovitun yhteistyörakenteen mukaisesti | Jakaa tapahtumatulot sovitun yhteistyörakenteen mukaisesti |
Tulo- ja kustannusrakenne
Tulojen jakamiseen perustuvan yhteistyön tulisi perustua selkeään dataan, selkeisiin vastuisiin ja oikeudenmukaiseen selvitysrakenteeseen. Ennen projektin aloittamista molempien osapuolten on keskusteltava odotetusta kävijävirrasta, lipun hinnasta, toiminta-ajasta, markkinointisuunnitelmasta, paikallisista kustannuksista ja selvitystavasta.
Yleisiä tulonlähteitä voivat olla:
- Sisäänpääsyliput valofestivaaleille tai yönähtävyydelle
- Ruoka- ja juomatulot tapahtuman aikana
- Matkamuistot, myyntikojut ja paikallisten myyjien tulot
- Pysäköinti, VIP-liput, ryhmäliput tai erikoistapahtumapaketit
- Loma-aktiviteetit, perhekokemukset ja kaupalliset sponsorointimahdollisuudet
Yleisiä paikallisia käyttökustannuksia voivat olla markkinointi, lipunmyyntijärjestelmän maksut, henkilöstö, turvallisuus, siivous, tilapäinen sähkö, vakuutukset, luvat ja päivittäiset käyttökulut. Lopullinen tulonjakosopimus tulee vahvistaa projektisopimuksessa.
HOYECHI ei suosittele kaikille sopivaa yhteistyörakennetta. Eri tapahtumapaikat saattavat vaatia erilaisia sijoitusjärjestelyjä, kustannusrakenteita, selvityssyklejä ja tulonjakosuhteita.
Mikä tekee tilasta sopivan kumppanuudelle?
Molempien osapuolten suojelemiseksi ja projektin onnistumisprosentin parantamiseksi HOYECHI yleensä arvioi, onko tapahtumapaikalla valofestivaalikumppanuuden perusedellytykset, ennen kuin siirtyy yksityiskohtaiseen suunnitteluun.
- Vahva paikallinen kävijäpotentiaali tai olemassa oleva matkailuliikenne
- Riittävästi ulkotilaa turvalliselle ja houkuttelevalle vierailureitille
- Selkeä sisään- ja uloskäynnin hallinta lipunmyyntitapahtumissa
- Pysäköinti, yleisölle pääsy ja vierailijoiden palvelukapasiteetti
- Peruskäyttöoikeus tai lupa tilapäiseen virransyöttöön
- Paikalliset markkinointiresurssit ja myynninedistämiskyky
- Turvallisuus, siivous, lipunmyynti ja paikan päällä tapahtuva toiminnan tuki
- Selkeä tapahtumakausi, avajaisaika ja liiketoimintatavoite
Jos tapahtumapaikkasi ei vielä täytä kaikkia ehtoja, HOYECHI voi silti auttaa arvioimaan, sopisiko pienempi projekti, suoraostomalli, kausitapahtumamalli vai avaimet käteen -toimitusmalli paremmin.
Tapahtumapaikkakumppanuuden projektin työnkulku
Ammattimaisen tapahtumapaikkakumppanuuden tulisi noudattaa selkeää projektin työnkulkua. Tämä auttaa molempia osapuolia ymmärtämään aikataulun, vastuut ja keskeiset päätökset ennen tuotannon aloittamista.
- Paikan arviointi:Tarkista paikan tyyppi, sijainti, kävijäpotentiaali, käytettävissä oleva tila ja toimintaolosuhteet.
- Liiketoimintamallikeskustelu:Keskustele lipunmyynnistä, liikennetavoitteista, tuotto-odotuksista, yhteistyörakenteesta ja paikallisista vastuista.
- Konseptisuunnittelu:Luo teeman suunta, kävijäreitti, tärkeimmät kuvauspaikat, sisäänkäynnin vaikutus ja kaupalliset alueet.
- Budjetti- ja aikataulusuunnittelu:Arvioi projektin laajuus, tuotantoaikataulu, toimitusaika, asennusjakso ja tapahtuman avajaispäivä.
- Sopimuksen vahvistus:Vahvista vastuut, sijoitusjärjestely, tulojen jakamismenetelmä, selvityssäännöt ja toimintasuunnitelma.
- Tuotanto ja esiasennus:Tuota räätälöityjä näyttöjä, valmistele modulaarisia rakenteita, testaa valaistustehosteita ja järjestä pakkaukset.
- Toimitus ja asennus paikan päällä:Järjestä toimitus, asennusopastus, paikallisen tiimin koordinointi ja lopullinen työmaan pystytys.
- Tapahtuman toiminta:Käynnistä valofestivaali, hallinnoi kävijävirtaa, seuraa näyttelyiden suorituskykyä ja tue tapahtuman mainostamista.
- Tulojen seuranta ja tilitys:Seuraa lipunmyyntiä ja tapahtumatuloja sovitun selvitysjakson mukaisesti.
Miksi tehdä yhteistyötä HOYECHIn kanssa valofestivaalikumppanuuksissa?
HOYECHI keskittyy ulkotilojen koristevalaistukseen, lyhtyfestivaaleihin, puistojen valoshow’ihin, maisema-alueiden valoshow’ihin ja yömatkailuprojekteihin ulkoilmapaikoilla ympäri maailmaa. Ymmärrämme, että onnistunut valofestivaali ei ole pelkästään kauniita esityksiä. Se vaatii myös suunnittelua, tuotantoa, asennusta, reittisuunnittelua, kävijäkokemusta ja liiketoiminnan logiikkaa.
- Tehtaan suora tuotanto räätälöidyille lyhty- ja valoshow-esityksille
- Räätälöity suunnittelutuki tapahtumapaikan pohjaratkaisun, teeman ja vierailijoiden reitin perusteella
- Modulaarinen rakenne helpottaa kuljetusta, asennusta, varastointia ja uudelleenkäyttöä
- Ulkokäyttöön tarkoitettu vedenpitävä rakenne sopii julkisiin tiloihin ja kausittaisiin tapahtumiin
- Projektiratkaisuja puistoihin, luonnonkauniille alueille, maatiloille, eläintarhoihin, lomakohteisiin ja kaupallisiin tiloihin
- Asennusohjausta ja paikan päällä olevaa tukea saatavilla sopiviin ulkomaisiin projekteihin
- Joustavat yhteistyövaihtoehdot, mukaan lukien suora toimitus, avaimet käteen -toimitus ja tulonjakokumppanuus
- Kokemusta suurista ulkoilmajouluvalaistuksen, lyhtyfestivaalien ja yömatkailun valoshow-projekteista
Tavoitteenamme on auttaa päteviä tapahtumapaikkoja kehittämään houkuttelevia yömatkailuprojekteja käytännöllisen suunnittelun, luotettavan tuotannon ja joustavien yhteistyömallien avulla. HOYECHI® -- Teemme maailmanlaajuisista juhlallisuuksista iloisempia.
Tiedot, joita tarvitsemme paikan arviointia varten
Jos olet kiinnostunut tapahtumapaikkakumppanuudesta, voit ensin lähettää meille projektisi perustiedot. Tämä auttaa tiimiämme arvioimaan, sopiiko tapahtumapaikkasi tulonjakomallille, avaimet käteen -toimitukselle tai muulle yhteistyörakenteelle.
- Paikkatyyppi: puisto, luonnonkaunis alue, maatila, eläintarha, lomakeskus, kasvitieteellinen puutarha, ostosalue tai muu ulkoilmapaikka
- Tapahtumapaikan sijainti ja ympäröivät kävijämarkkinat
- Käytettävissä oleva ulkotila tai kävelyreitin pituus
- Sivukartta, valokuvat, videot tai drone-näkymä, jos saatavilla
- Odotettu tapahtumakausi ja aukioloajat
- Arvioitu kävijävirta tai historialliset kävijätiedot
- Lipunmyyntimahdollisuus ja paikallinen toiminta
- Pysäköinti, kulunvalvonta, sähköinen pääsy ja turvallisuusolosuhteet
- Toivottu yhteistyömalli ja budjettialue, jos saatavilla
Tarkasteltuaan näitä tietoja HOYECHI voi antaa alustavia ehdotuksia hankkeen laajuudesta, vierailijoiden reitistä, yhteistyömallista ja jatkosuunnittelusta.
Usein kysytyt kysymykset tapahtumapaikkakumppanuudesta valofestivaaleilla
Onko tulonjakokumppanuus saatavilla kaikille tapahtumapaikoille?
Ei. Tulojen jakamiseen perustuva yhteistyö sopii yleensä tapahtumapaikoille, joilla on vahva kävijäpotentiaali, riittävästi ulkotilaa, paikallinen toimintakyky ja selkeät tapahtumatavoitteet. HOYECHIn on arvioitava tapahtumapaikan olosuhteet ennen yksityiskohtaisen kumppanuusrakenteen keskustelemista.
Kuka maksaa valoshow'n tuotannon?
Investointirakenne riippuu projektin mittakaavasta, tapahtumapaikan olosuhteista, kävijäpotentiaalista ja yhteistyösopimuksesta. Hyväksyttyjen tapahtumapaikkojen osalta HOYECHI voi keskustella joustavista yhteistyövaihtoehdoista, mukaan lukien tulonjakokumppanuus. Joissakin projekteissa voidaan käyttää myös suoraa ostoa tai avaimet käteen -toimitusmalleja.
Miten lipputulot jaetaan?
Lipputulojen jakamisesta tulisi sopia ennen projektin aloittamista. Suhde ja selvitysmenetelmä voivat riippua investointivastuusta, paikallisista toimintakustannuksista, markkinointituesta, projektin laajuudesta ja tapahtuma-ajasta. HOYECHI suosittelee selkeiden lipputietojen ja läpinäkyvien selvityssääntöjen käyttöä.
Kuka hoitaa markkinoinnin ja lipunmyynnin?
Useimmissa tapahtumapaikkakumppanuusprojekteissa tapahtumapaikka vastaa paikallisesta markkinoinnista, lipunmyynnistä, vierailijaviestinnästä ja paikallismedian mainonnasta. HOYECHI voi tukea visuaalisten materiaalien, projektisisällön, esittelykuvien ja valoshow-suunnittelumateriaalien avulla.
Kuka vastaa tapahtuman aikana järjestettävästä kävijäpalvelusta?
Tapahtumapaikka vastaa yleensä lipunmyynnistä, kulunvalvonnasta, turvallisuudesta, siivouksesta, henkilökunnasta, vierailijapalvelusta, pysäköinnistä ja päivittäisestä toiminnasta. HOYECHI tukee valoshow’n toteutusta, asennusohjausta ja teknistä koordinointia projektisopimuksen mukaisesti.
Voiko valofestivaalin näytöksiä käyttää uudelleen?
Monet lyhty- ja valoshow-näytökset voidaan suunnitella modulaarisilla rakenteilla, mikä helpottaa niiden irrottamista, kuljettamista, varastointia, uudelleenasennusta ja uudelleenkäyttöä tulevina vuodenaikoina tai eri tapahtumapaikoissa. Uudelleenkäytön suunnittelu tulisi ottaa huomioon suunnitteluvaiheessa.
Kuinka kauan tapahtumapaikkakumppanuusprojektin valmistelu kestää?
Valmisteluaika riippuu projektin koosta, suunnittelun monimutkaisuudesta, tuotantoaikataulusta, toimitusajasta, asennusolosuhteista ja tapahtuman avajaispäivästä. Suuret kausiluonteiset valofestivaalit vaativat yleensä ennakkosuunnittelua aikataulupaineen välttämiseksi.
Voiko HOYECHI tarjota asennustukea paikan päällä?
Kyllä. Sopiviin ulkomaisiin projekteihin HOYECHI voi tarjota asennusohjausta ja tukea paikan päällä. Lopullinen tukimenetelmä riippuu projektin laajuudesta, sijainnista, aikataulusta ja yhteistyösopimuksesta.
Entä jos tapahtumapaikkani ei sovellu tulojen jakamiseen?
Jos tapahtumapaikka ei sovellu tulonjakoyhteistyöhön, HOYECHI voi silti suositella muita malleja, kuten suoratoimitusta, kokonaisvaltaista projektitoimitusta, kausittaista tapahtumasuunnittelua tai pienempää valoshow-projektia, joka sopii paremmin budjettiisi ja toimintaolosuhteisiisi.
Miten aloitamme arvioinnin?
Voit lähettää meille tapahtumapaikkasi tyypin, sijainnin, kuvat tapahtumapaikasta, kävijätiedot, käytettävissä olevan tilan, tapahtumakauden ja yhteistyöodotukset. HOYECHI tarkistaa tiedot ja antaa alustavia ehdotuksia sopivimmasta projektimallista.
Pyydä tapahtumapaikkakumppanuuden arviointia
Jos ylläpidät puistoa, maisema-aluetta, maatilaa, eläintarhaa, lomakeskusta, kasvitieteellistä puutarhaa, kaupallista aluetta tai ulkoilmatapahtumapaikkaa, jolla on vahva kävijäpotentiaali, HOYECHI voi auttaa sinua arvioimaan, sopiiko valofestivaalikumppanuus kohteeseesi.
Lähetä meille tiedot tapahtumapaikastasi, käytettävissä olevasta tilasta, odotetusta tapahtumakaudesta, kävijäpotentiaalista ja yhteistyötavoitteistasi. Tiimimme tarkastelee projektisi olosuhteet ja suosittelee käytännön yhteistyösuuntaa.
Aloita tapahtumapaikan arvioinnilla ja siirry sitten projektisuunnitteluun, liiketoimintamallin keskusteluun, suunnitteluun, tuotantoon, asennukseen ja tapahtuman lanseeraukseen.
